档案资料借阅管理制度8篇档案资料借阅管理制度 档案、物品借阅管理制度及流程 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档下面是小编为大家整理的档案资料借阅管理制度8篇,供大家参考。
篇一：档案资料借阅管理制度
、 物品借阅管理制度及流程集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序， 明确工作职责， 杜绝资料流失， 特制定本制度。
一、 档案借阅管理制度 1、 凡借阅本部门档案室档案资料， 须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。
2、 严格履行档案管理手续， 并应在《档案借阅登记表》 上注明借阅文件名称、 编号、 借阅人、 借阅日期等。
3、 查阅档案资料， 必须在基建办公室内， 不得带出室外， 不得转借他人传阅， 随意摘录和复制； 因特殊情况必须将档案资料带出室外， 必须经相关领导签字批准。
4、 借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。
5、 借阅人员要强化保密意识， 严禁擅自翻阅、 抄录和复印秘密文件资料 要爱护所借阅档案资料， 确保档案资料的完整与安全， 不准折叠、 勾画、涂改、 抽撕、 拆卷， 不准在查阅档案时抽烟、 喝水。
6、 对于招标人员暂规定：
每份招标文件交押金 100 元（不退）， 每份图纸交押金 2000 元（交到财务由财务出具收条）。
开标后， 未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金； 中标者从工程押金中扣除。
对于工程押金规定：
10 万-50 万的工程交押金 5 万； 50-100 万的工程交押金 20 万；100 万以上的工程交押金 40 万。
7.对于损坏图纸的人员， 按图纸损坏程度进行扣款：
损坏不严重、 可修复的， 给与批评； 损坏 10%-50%的， 扣除押金的 1%； 损坏 50%， 扣除押金的 5%； 损坏 60%， 扣除押金的 10%； 损坏 70%， 扣除押金的 15%；损坏 80%以上的， 扣除押金的 20%。
8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。
二、 档案借阅流程：
三 、 物品借用管理制度 1、 需借用基建部物品时候， 必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。
2、 严格履行物品借用手续， 在借阅统计台账上登记， 并在物品借阅清单上签字， 此单一式两份， 一份存档一份借用人保管， 归还物品时一并上交。
3、 基建物品只限借用人使用， 不得转借他人， 转借他人造成损失的由借用人负全部责任。
4、 使用期间应爱护基建物品， 使用不当造成的损坏按损坏程度赔偿 外 来人员 填写《借阅表》。
验收合格的在档案内 做好归还记录。
不合格的按照档案借阅制度给予罚款并上交财务。
档案管理人员 将借阅表登记。
将《借阅表》 交基建部部档 案管理人员 总裁同意以及借阅单 位 找 到 担 保 人后， 办理借档手续 借档单位用完归还。
管理人员审核检查， 验收。
规 定 日 期内 未 归 还的， 档案管理 人 员 追要。
档案管理人员向总裁请示是否同意借出及借阅单位找到担保人担保
相应损失， 不能及时赔偿或不能及时归还的， 由基建部将借阅单转交财务从工程款、 工资等其它款项中扣除；
5、 损坏程度由公司监察部、 审计部、 基建部一起鉴定。
6、 工程结束后应立即归还所借物品， 不及时归还的由仓库保管员催促归还。
四、 物品借用流程
向 基建 部 部长 请示是 否出借 部长同意后找仓储管理员 填写借阅清单 基建部长在借阅单上签字 借阅单一式两份，部门存档一份， 借阅人一份 用 完后仓库保管员 验收发现有损坏的按照上述规定赔偿 工程完工后仍未归还的由 仓库保管员 催促归还
附 表 一 ：
基 建 部档 案 借阅 登 记 表
部门:
档案管理员：
第
页
共
页 编号 文件（资料）
名称 借阅人 借阅 日期 归还 日期 借用部门批准人 验收人 是否复印是否续借是否属于机密性文件
附表二：
基 建 部档 案 销 毁 清单
序号 文件类别 销毁文件名称 所属年度 归属区域实际保存年限案编号 起止时间 备
注
附 表 三 ：
基 建 部图 纸 档 案 存档 登 记 表
部门:
档案管理员：
第
页
共
页 注 ：1 、从 6 月 22 日 起 接 到 所 有 的 图 纸 后 在 2 4 小 时 内 必 须 完 成 存 档 备 案 程 序 ：
2 、档 案 室 接 收 人 收 到 后 签 字 有 效 ，及 时 完 成 电 子 档 案 记 录 ：
3 、变 更 增 加 图 纸 按 照 ：例 如1 -02 -03 编 号 ，一 个 工 程 必 须 是 一 个 号 码 编 ，负 号 往 后 排 列 ，同 时 也 要 存 入 档 案室 备 案 ； 4 、外 部 人 员 图 纸 借 阅 必 须 由 部 门 负 责 人 及 总 裁 签 字 审 批 ，本 部 门 人 员 借 阅 及 时 完 成 借 阅 记 录 由 部 门 负 责 人 审批 后 方 可 ； 5 、招 标 图 纸 按 照 招 标 文 件 计 价 收 取 图 纸 招 标 金 额 缴 纳 财 务 室
6 、图 纸 遗 失 、损 毁 、霉 变 按 照 集 团 公 司 档 案 管 理 制 度 给 予 处 罚 ：
7 、由 部 门 负 责 人 不 定 期 对 图 纸 、书 籍 的 完 整 性 进 行 抽 查 。
编号 文件（资料）
名称 存档日期 存档经办人 存档﹙ 1套﹚ 张数 存档批准人 存入部门接收人
是否属于机密性文件
附 表 四 ：
基 建 部 图 纸 统 计 表
2 01 1 年 6 月 22 日 起
图纸套数 编号2011 年 项目名称 转部门/转交人 图纸是否完整 移交档案室﹙ 套﹚经办人 批准人 总平面图结构设计说明图 碎石桩布置图粮仓板配筋图预埋布置图件基础平法施工图 梁配筋图 模板图 预埋件布局图JJ-1-01
9 9 9 9 9 9 9 9 9 完整 1
篇二：档案资料借阅管理制度
资料档案管理制度 为了便于管理学校档案资料，保存原始数据，做到资料不遗失，不毁坏，便于查找。1、上级部门下发的各种文件资料，原件交送办公室整理归档。
2、若需要下发各处室的文件，负责人印发复印件。
3、档案室管理人员要做好资料归档，依据年限分门别类，做到资料规范、整洁、醒目，便于查找。
4、借阅档案室资料，借阅者要签字登记，及时归还。
5、管理人员每月清理借阅资料登记手册一次，及时督促借阅文件资料者及时归还，若有遗失，做好记载。
6、对遗失学校文件资料者追究相关责任人过失，示情节轻重予以惩罚。
篇三：档案资料借阅管理制度
案管理制度 1. 目的 为了规范中心档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2. 适用范围 中心的报告书及相关资料（如：签订的合同、协议书；检测报告；现场重要的照片（底片）；中心宣传册、录音带、录像带资料；鉴定文件；其他有归档价值的文件和资料）均统一归档管理。
3. 职责 综合办公室负责中心所有档案资料的统一收集管理。
4. 工作程序 4.1 归档要求 4.1.2 归档的资料要求完整、齐全、分类准确便于保管、查阅； 4.1.3 归档时须对归档资料的内容和份数进行核查； 4.1.4 归档的资料要用碳素墨水或蓝黑墨水填写； 4.1.5 归档资料应按归档资料的种类分类整理、分类立卷；分类存放； 4.1.6 对每类归档资料应编制总目录； 4.1.7 归档资料应存放档案盒中，盒外有类别标志，盒内有按件编制的目录； 4.1.8 档案必须存放档案柜中妥善保管，防止遗失； 4.1.9 档案存放环境应保证防潮、防霉、防虫蛀：
4.1.10 涉及保密的档案资料应遵守保密制度。
4.2 保管期限
根据各类档案性质确定保管期限，档案资料管理员保管的资料期限分别为：
4.2.1 凡是反映本中心主要职能活动和基本历史面貌并有长期利用价值的档案列为永久保管，如本中心的政策性文件、质量管理体系文件、处理重要问题形成的文件资料、重要的计划和总结等。
4.2.2 管理评审、内部审核的相关记录，保存期为 10 年； 4.2.3 检测原始记录和报告复印件，保存期限为 10 年； 4.2.4 实验比对和能力验证记录、抱怨处理记录、合同评审记录、文件控制记录、分包记录等保存期限为 10 年； 4.2.5 计量仪器设备检定证书、仪器设备运行检查记录、仪器设备使用记录和维护记录以及使用说明书（或复印件）等，保存期限由仪器设备报废时间而定； 4.2.6 技术人员的技术档案则应长期保存； 4.2.7 服务和供应品的采购记录，由采购部保存，保存期为 10 年。
4 ．3 档案资料的复制和借阅 4.3.1 借阅档案资料，须经综合办公室批准，复制记录须经综合办公室批准。
4.3.2 外来人员一般不得借阅和复制档案资料，确因需要须经综合办公室批准。
4.3.3 借阅和复制档案资料应办理登记手续；借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还档案管理员，并办理相关手续。
4.3.4 档案资料应存放在指定场所，并采取保密措施。
4.3.5 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。
4.4 档案资料的清理和销毁 4.4.1 档案资料原则每年清理一次，同时修订总目录和卷内目录包括电子版目录； 4.4.2 对超过保存期限或失去保存价值的档案资料，有档案资料管理员填写销毁清单，经总经理批准后销毁 ；
篇四：档案资料借阅管理制度
、 资料管理制度档案、 资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分， 是维护公司和客户经济利益、 合法权益、 真实反映历史记录， 为公司管理提供信息的必要管理制度。
一、
档案概念 档案是在日常工作中形成的， 对公司具有保存价值的各种文字、 图象、 声像、实物等不同形状和载体材料。
二、 档案管理方法 1． 实行集中管理、 分类保管的方法；
2． 各项目由服务中心负责统一归口管理； 物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。
3． 各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员， 负责本部门的档案管理工作、 档案资料的收集、 档案归档；
4． 服务中心对档案管理工作不定时的检查。
三、 档案设置 暂设行政档案、 物业管理档案、 项目档案、 设备设施档案、 业主档案、 人事档案、合同协议档案。
四、 档案编号 1． 根据档案先后编制序号，
2． 编制档案目录汇总，
3． 附档案目录样表。
五、 归档要求 1． 凡归档的文件材料必须完整、 正确、 系统。
2． 归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷， 写好目录存档。
3． 档案交接时， 必须填写移交清单， 双方各执一份。
4． 归档文件材料为便于装订应使用 A4 纸， 并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜， 不得使用圆珠笔和铅笔。
5． 凡收到的传真件为防止褪色， 应及时复印， 原件和复印件一起归档。
6． 凡由几个单位共同协作完成的项目， 主办单位应保存整套完整的档案。
六、 档案内容 1． 档案包括日常工作类、 行政管理类、 经营管理类、 物业管理类、 基本建设类、设备仪器类、 会计档案类、 人事档案类、 声像档案等。
2． 档案除了 基本的纸张以外， 还包括照片， 录音和录像磁带、 反映各种图文数据的磁盘、 光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。
七、 归档时间 1． 各项管理中形成、 收到的文书材料， 当日下班前归档。
2． 各项管理中形成、 收到的文书材料编写目录存档。
3． 对照片、 录音、 录象材料和设备设施说明书、 证书等其它资料性文件， 应在该材料有关活动结束后一并归档。
八、 档案借阅 1． 任何个人和部门不得擅自保管、 借阅、 对外交流。
2． 档案查阅、 复印必须由部门经理审批后， 填写复印记录后， 方可进行。
档案原件原则上不得借出， 如遇特殊情况须由部门经理审批。
本制度自 2014 年 6 月 1 日起实施。
宁波千和物业服务有限公司
2014 年 6 月 1 日
篇五：档案资料借阅管理制度
管理规定 一、 目 的为加强和规范公司档案管理， 建立健全企业信息档案管理工作， 建立起良好的档案运行管理制度提高档案利用 效率及品质， 有效的保护和利用档案， 维护企业的合法权益， 特制订本规定。
二、 适用 范围 本规定适应于公司总部及分公司的所有企业档案管理。
三、 归档范围
公司的规划、 年度计划、 统计资料、 财务审计、 会计档案、 劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、 决定、 委托书、 协议、 合同、 项目 方案、 通知等具有参考价值的文件资料。
四、 公司 的档案管理由各部门 档案管理员 负 责。
五、 档案管理员 的职责：
保证公司 及各部门的原始资料及单据齐全完整， 安全保密和使用 方便。
1：
行政部负责公司档案管理制度的建立， 并对档案的收集、 归档、 利用 、 清查等进行统一的管理工作。
2：
行政部负责对各分公司的档案工作进行指导和监督， 并于每年 3 月 份对各分公司上年度的档案归档情况进行检查。
3：
行政部档案管理员 负责对公司 档案室的规划及公司 档案的日 常管理工作，并指导、 监督、 检查、 协助各相关档案管理人员 立卷， 做好文件材料的形成、 积累和整理归档工作。
4：
各分公司 行政人事部应安排兼职档案管理员 负责分公司档案的收集、 归档、利用等管理工作， 并于每月 5 日 之前向总部提交上月 档案目 录。
5：
各部门文员 负责本部门档案收集、 整理， 并于每月 5 日 之前向档案管理员提交本部门上月 发生档案资料， 并自 行留存复印件。
6：
集中统一管理本公司各种门类和载体的档案， 开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、 组织沿革、 大事记、 基础数字汇集、 文件汇集、专题介绍等。
六、 档案的收集程序
1、 凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的资料（ 各种载体）
都应该按规定收集， 整理归档。
2：
各档案管理人员 每月 五日 前按已确定的档案收集范围收集本部门上月 发生档案， 并详细填制《档案交接登记表》（ 参见附录 1）。
3：
档案收集每月 一次， 交接双方按《档案交接登记表》 核对无误后签名 ，由档案管理员 存档立案， 集体流程见档案收集流程。
1: 档案管理员 向 各部门 、 分公司档案管理
员 了 解现有档案情况。
2：
档案管理员 编制《档案收集目 录》（ 参见附录 2）
档案管理员 与各门档案管理人员 核对《档案收集目
录》。
3：
档案管理员 将 《档案收集目 录》 报公司领导审批，
确定收集范围， 提交时限。
1：
档案管理员 向各部门文员 分公司档案管理人员
发放《档案交接登记表》。
2：
各部门文员 按已确定的档案收集范围详细填制
《档案交接登记表》。
3：
各部门文员 整理好需归档的档案， 准别交接。
1：
按确定的提交时限， 档案管理员 与各部门文员
共同核对《档案交接登记表》 的内容与档案实物。
2：
交接双方确认后， 在《档案交接登记表》 上签
字。
交接双方各留一份备查。
确 定 收 集 范 围 填 写 交 接 清 单
核 对 交 接
1：
档案管理员 将收集到的档案按《档案管理规定》
（ 参见附录 3）
整理、 分类立卷。
2：
档案管理员 按档案管理规定放置各类档案。
3：
档案管理员 编制《档案索引 表》（ 参见附录 4）
并交相关领导备案， 分公司的档案管理员 必须将
每月 档案目 录及《档案索引 表》 报总部档案管理
员 处。
4：
归档资料的要求 归档的资料必须准确、 真实、 完整， 原则上应是原件， 各单位可根据需要留存复印件。
分公司保存原件， 每月 5 日 之前向总公司提供档案索引 目 录。
对于字迹不清楚、 内容不完整、 不准确的资料， 档案管理员 应于指出， 并在档案提供单位进行完善后才予以接收。
归档资料的书写部分禁用易褪色书写材料； 如铅笔、 圆珠笔等。
归档的电子文件应由档案管理员 及形成单位对电子文件的有效性和完整性审核， 并应有相应的纸质文件一起保存方可归档。
归档的电子文件必须在电子文件上写明该文件的全名 、 版本号。
并另 附纸质说明书， 列出所含文件的目 录和主要内容。
行政部应对各单位文件档案的形成、 积累和归档工作进行监督， 对不按规定归档造成文件材料损失的， 根据公司 奖惩制度酌情予以惩罚。
1：
档案管理员 对收集到的档案根据档案性质、 内容，
按《档案分类、 代码、 期限、 密级对照表》（ 参见附
录 5）
的分类标准进行分类。
1：
由于档案收集范围是已通过审批的， 所以档案管
理员 只需按《档案分类、 代码、 期限、 密级对照表》
对档案的保存期限、 密级进行鉴定。
2：
对已过保存期限的档案， 档案管理员 应严格按《档
案清查流程》（ 参见附录 6）
进行处理。
存 档 立 卷
分
类
鉴
定
1：
档案管理员 在经过分类的基础上， 遵循其形成规 律， 将档案组合成保管单位， 即立卷。
2：
档案管理员 对案卷内的每一份档案进行编号。
3：
如有档案销毁， 必须重新对案卷进行整理。
1：
档案管理员 按档案库使用分配排列摆放案
卷。
2：
档案管理员 按《档案管理规定》 保管档案。
1：
档案管理员 及时制作档案盒标签。
2：
档案管理员 填制《档案索引 表》。
3：
如有档案销毁， 必须及时调整《档案索引 表》。
七、 档案分类
1：
公司 档案分类设置为一级类目 、 二级类目 、 三级类目 、 小类和流水号。
a: 一级类目 即公司总部、 各分公司。
b: 二级类目 分为三大类：
行政管理类、 经营管理类、 其他类。
c: 三级类目 即行政管理类、 经营管理类、 其他类的下一级类目 。
行政管理类一般分为: 企业基础资料、 内部文件、 外来文件； 经营管理类一般分为：
合同管理、 市场文件、 质量控制文件、 采购管理、 工程技术文件； 其他类一般分为：
董事会/股东会文件、 荣誉证照、 牌匾及经营管理过程中所发生的不同于其他类目的资料。
2：
档案编号办法：
档案编号形式为一级类目 —二级类目 —三级类目 —小类/流水号。
一份文件的分类代码按（ 档案分类、 代码、 期限、 密级对照表）
分类。
3：
档案保管期限：
档案保管期限分为永久（ 20 年以上）、 长期（ 10 年-20 年）、短期（ 10 年以下）
三种。
4：
档案密级：
本企业档案密级分为绝密、 机密、 秘密。
凡泄露后会给企业造成特别重大的损失的档案列为绝密级； 泄露后会给企业造成较大损失的档案列为机密级； 不属于绝密级和机密级， 但泄露会使企业遭受损失的档案列为秘密级。
八、 档案立卷 1：
在归档的资料中， 应将每个梦资料的正版与附件请示与批复、 转发文件与 原稿、 多种文字形成的同一文件立在一起， 不得分开， 档案管理员 对案卷内的每一份档案进行编号。
立
卷 存
放
保
管
编
目
2：
卷内资料应区别 不同情况排列， 密不可分的资料应依序排列在一起， 即批复在前， 请示在后， 正件在前， 附件在后； 重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后， 其他文件资料依其形成的规律或特点按时间顺序或内容重要程度排列。
3：
柜内案卷按分类、 卷号顺序排列。
九、 档案编目
1：
档案管理员 需及时填制《档案索引 表》 如有档案销毁必须及时调整《档案索引 表》。
索引 表填写内容：
档案编号、 档案名 称、 编制日 期、 编制单位（ 或编制人）
\载体、 份数、 密级、 保存期限、 存放位置， 提供单位人员 、 档案状态、备注。
十、 档案保管 1：
档案不得随意摆放， 必须存放于文件资料柜， 并做好防盗、 防潮、 防火等保护措施。
2：
电子文件载体应直立放置， 做到防尘、 防变形、 防磁化。
3：
对于年限已久的电子档案应刻录到光盘中永久保存。
4：
经营管理类电子文件一式两份， 其中 一份作为保存件， 不外借。
准确掌握档案保存、 利用 、 更新、 有效性等状况， 做到帐、 物相符。
对有损坏的档案及时进行修补； 对到期的档案应每年年底汇总， 并进行鉴定。
鉴定工作由行政部主任、 档案相关单位制定人员 、 档案管理员 组成的鉴定小组负责。
档案鉴定工作由行政部组织进行。
十一、 档案使用 1、 使用 档案要填写《档案使用登记表》（ 参见附录 7）
报相关领导审批获得批准后， 使用人签名 既可使用 档案。
2、 档案使用 方式分为：
查阅、 复制、 复印、 外借。
查阅：
使用人只 能在档案室内查看、 摘抄， 档案原件当时归还。
复制：
专指（ 电子档案）， 使用人及时进行复制， 档案原件立即归还。
复印：
专指（ 纸质档案）， 使用人及时进行复印， 档案原件立即归还。
外借：
使用人将档案原件借出 使用。
档案管理员 按档案使用 人提供的信息填写 《档案使用 登记表》
填写内容为：
档案编号、 档案名 称、 载体、 使用方式、 使用目 的、 使用天数。
各部门领导有权使用本部门档案 员 工使用 本部门 档案须经本部门负责人批准 员 工跨部门使用 档案须经双方部门领导批准 绝密文件一律需经总裁/总经理审批方可借阅 获得批准后， 使用人在《档案使用登记表》 上签名 ， 既可使用 档案 使用方式分四种即查阅、 复印、 复制、 外借 查阅， 使用人只 能在档案室内查看、 摘抄 复印， 使用人及时进行复印， 原件立即归还 复制， 使用人及时进行复制， 原件立即归还 外借， 使用人将档案借出使用 归还 查阅档案， 当时归还 填写借阅登记表 审批 使用
复制件、 复印件、 须于批准的使用 天数内归还续用 须办理续借手续， 若用于报政府部门备案的， 经相关领导批准， 不用归还，
外借档案， 须于批准的使用天数内归还， 续用须办理续借手续 档案管理员 应当 面核查使用人归还的档案， 如有损坏、 遗失等情况， 及时请示相关领导， 无误， 则在档案使用 登记表上注明 档案管理员 及时将归还的档案放回原位置 3、 档案使用时间：
查阅档案必须当 时归还， 复制件、 复印件须于批准的使用 天数类归还； 续用须办理续借手续。
若用于报政府部门备案的， 不用归还。
外借档案必须在批准时间内归还； 续用须办理续借手续， 出差前必须归还所借的档案，特殊情情况由总经理审批。
4：
任何人使用 档案， 必须遵守保密规定， 必须严加爱护。
损坏、 遗失档案者根据公司奖惩制度酌情处理。
5：
本企业档案只供内部使用。
十二、 档案保密规定 1：
禁止出卖档案、 资料， 对出卖档案、 资料的直接责任者报公安机关依法 进行处理， 使用 者须做好保密措施， 杜绝泄密和其他事故的发生。
附录 1
档案交接登记表 移交（ 接收）日 期 因 档案归库 案卷目 录号 案卷目 录提名 或组织机构名 称 所属年度 移交（ 接收）原案卷数量 其
中 备注 小计 永久 长期 短期
附录 2
档案收集目 录 年度
公司/部门
保管卷号
保管期限
起止日 期
卷内张数
案
卷
标
题
顺 序 号 文件日 期 文
件源编号 文件 作者 内容摘要 张次
附录 3
档案管理规定 主题：
公司档案管理规定/制度 由：
总公司/行政中 心 发文部门 ：
总公司/行政中心 执行日 期：
目 的 为加强管理公司 档案管理， 充分发挥档案作用， 全面提高档案管理水平， 有效地保护和使用档案为公司 发展服务。
依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 等法律、 法规， 制定公司档案管理制度。
适用范围 总公司各中心、 分公司 各成员 。
规章制度 公司档案， 是指公司 从事经营、 管理以及其他各项活动直接形成的对公司 有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录。
一、 归档范围
公司归档内容包括但不限于公司 章程、 工商信息、 客户 信息、 会议记录、 会议决议、 委托证明、 协议文件、 合同文本、 财务档案、 人事档案、 工程档案、 项目 方案、 各类通知等具有参考价值的文件资料。
二、 归档管理 1、 公司 档案工作坚持集中统一管理、 分级负 责保管的原则， 由行政中心负责公司 主体档案的管理工作， 并对其他职能部门 的档案管理工作进行督促和指导。
2、 各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员 负责整理（ 例如财务、 人事等部门 ）， 交由部门负 责人审阅后归档； 公司 主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负 责整理存档。
3、 若一项工作由多个部门参与办理， 在工作中形成的文件资料， 由主办部门 或人员 收集，
交行政中心备案。
公司 会议文件由行政中心负责收集。
三、 归档要求
1、 归档的文件资料应按自 然形成。
归档文件资料总数、 份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、 每一份文件资料的正件与 附件、 印件与定稿、 请示与 批复、 转发文件与原件均不得分开存放， 需存电子档的文件应备份两份以上归档。
3、 档案文件资料需区别不同情况进行排列， 密不可分的文件资料应依序排列在一起， 即批复在前， 请示在后； 正件在前， 附件在后； 印件在前， 定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点， 应保持文件之间的密切联系并进行系 统的排列。
4、 案卷封面， 应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（ 严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写）， 字迹要工整、 清晰。
5、 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司 级和部门级， 均须依据公司统一要求按标准规范进行...
篇六：档案资料借阅管理制度
管理制度 （ 2010 年订）一、 总 则 1、 为加强对本公司各类档案的规范管理， 确保档案保管和使用的安全， 提高利用效率， 更好地为公司经营管理服务， 为适应公司发展要求， 特修订本办法。
2、 本制度所称的档案是指公司成立以来， 在建司 、 经营、 管理工作和活动中形成的， 具有备用、 备查价值的各类资质证照， 文书、公文、 公函， 合同、 图纸， 影像、 实物等不同形式的历史记录。
3、 档案工作的基本原则：
集中统一地管理公司系统档案， 维护档案的完整与安全， 便于各项工作的利用。
4、 根据公司现阶段管理特点制定本制度， 管理范围暂不包括人事档案、 会计档案和融资类档案， 须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法， 办公室具有监督和指导的责任。
二、 档案管理机构及主要职责 1、 管理模式 办公室是公司系统档案工作的主要管理部门， 公司系统档案管理采取公司总部直管模式， 即公司总部办公室和下属公司、 项目 部办公分室档案人员 的聘任、 奖惩、 职务晋升、 业务管理和考核等工作均由公司总部办公室直线管理。
2、 公司成本控制部、 销售部、 材料部、 工程部和等部门， 须设置专门的档案室或档案柜， 并设专职人员 兼职保管。
3、 办公室主要职责：
（ 1）
维护档案的完整和安全， 做好安全防范、 修复和保护工作。
（ 2）
贯彻执行《档案法》 等有关法律、 法规和方针政策， 根据公司实际经营管理现状， 制定公司系统文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度。
（ 3）
确定公司系统全宗编号原则， 并制定档案分类体系标准。
（ 4）
建立档案管理规范化标准， 加强档案工作规范化建设。
（ 5）
统筹负责公司系统档案收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作。
（ 6）
发挥公司总部管理监督职能， 定期对下属单位档案工作进行检查， 督促各单位严格执行档案管理制度。
（ 7）
推行公司系统档案管理系统信息化建设， 促进档案工作更加标准化和规范化。
三、 档案的归档、 立卷和移交 （ 一）
档案归档范围及归档时间（ 见附件一、 附件二）
（ 二）
归档要求 1、 归档专业技术要求：
（ 1）
归档文件原则上一律为原件， 凡有原件的文件， 不能以复印件归档。
热敏传真纸不能直接归档， 要尽量追加原件， 必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
（ 2）
归档的文件材料应对照归档范围完整、 准确、 系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。
归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整。
（ 3）
文件书写和载体材料应能耐久保存， 文件材料整理符合规范。
归档的电子文件， 应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
（ 4）
声像类、 实物类档案要清晰完整， 符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、 时间、 背景、 作者等信息。
2、 相关工作要求：
（ 1）
对于公司规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定， 向本公司档案室移交， 集中管理， 任何个人不得据为己、 拒绝移交。
（ 2）
原则上， 档案取得后未存档之前， 部门人员 不得先行使用，否则， 如因此项原因导致的档案遗失、 损坏等， 一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
（ 3）
如因工作需要不能及时归档， 应主动向档案室备案， 并安排专人妥善保存， 待使用完毕后立即归档。
（ 4）
必须严格按照归档时间进行归档。
如无正当理由延迟归档者， 扣罚归档经办人或部门专兼职资料员 100 元/天， 扣罚该部门负
责人 50 元/天。
（ 三）
档案立卷 1、 立卷原则：
综合档案按性质、 类别、 年限、 重要程度和文件材料的自 然形成规律， 当年立前一年的卷， 并预立当年的卷。
技术档案立竣工工程卷， 在建工程资料要整理成册。
2、 立卷时间：
综合档案室立卷时间为每年 2 月 前。
技术档案在该项目 开发报建工作完成后立即开始立卷， 该工程项目 完工后 45 天内完成组卷工作。
3、 各部门专兼职资料管理员 应注重日 常收集和整理， 按照归档范围督促部门人员 及时归档， 并做好档案预立卷工作。
（ 四）
档案移交 1、 档案对外移交 项目 部办公分室按照政府规定办理档案对外移交时， 须上报公司董事长审批。
凡政府部门批复的文件及附图， 在政府有关部门需回收时， 档案室须留存复印件备查。
2、 公司内部档案移交流程见附件三。
移交要求如下：
（ 1）
档案室接收档案时， 应根据移交目 录， 与移交人共同逐页清点， 双方在每一页都要签名 确认， 经查验无误方可办理签收手续。
（ 2）
全部移交手续办理完毕后， 移交部门和档案室负责人均签署“同意” 意见或加盖部门印章， 档案移交工作视为完成， 移交中的所有记录均须存档。
3、 对调出、 离职等人员 ， 在办理调离手续前， 必须清还档案。没有档案室签字， 人事部门不得办理调离手续。
四、 档案的利用 （ 一）
档案借阅基本程序 1、 仅在档案室查阅一般数据和信息， 办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料， 须按借阅管理权限呈相关领导签字同意， 且必须在档案室当场查阅后归还， 不得私自 带出复印。
2、 公司本部借阅、 各公司之间互调档案， 以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件四。
（ 二）
档案借阅事项规定 1、 借阅档案必须按时归还， 并及时办理清档手续。
逾期无法归还应提前办理延期使用手续。
无故延迟归还的， 扣罚借用人 50 元/天， 扣罚相关部门负责人 30 元/天。
2、 一般情况下， 借阅档案应根据实际工作需要填写借阅时间，须尽早归还。
凡借阅档案原件， 若一次性借阅时间超过 7 个工作日 ，项目 部办公分室须上报董事长审批。
3、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料， 而且完整无损，不得拆散、 抽换、 圈点、 划线、 涂改或作其它任何标记。
4、 严格遵守保密制度， 妥善保管所借档案， 做到不丢失不泄密。
5、 新入职和未转正员 工， 原则上不允许借阅档案原件。
如因工作需要， 须报公司副总或项目 部办公分室副总经理级以上领导签字同意。
6、 节假日 前和工作发生变动时， 必须及时归还档案。
7、 借阅的档案， 一旦发生损坏、 丢失或失密， 应立即向档案部门报备， 按公司规定失职问责处理。
8、 外单位借阅档案， 应持盖有该单位公章的介绍信， 写明借阅内容， 经公司董事长批准， 由相关部门人员 带领方可借阅。
9、 实物档案一般不外借， 声像档案只能以复制件提供利用。
（ 三）
档案资料借阅审批权限（ 含原件和复印件）
如无董事长批示， 绝密类档案一律不得复制。
详见附件五、 附件六 （ 四）
复印件管理要求 1、 借用复印件， 档案室须加盖“再复印无效” 印章。
2、 复印件借用经办人， 须根据审批要求使用复印件， 且不允许私自 再次复印， 以免造成资料外泄。
（ 五）
档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、 机密和秘密三类。
密级档案保管要求如下：
1、 未经具备相应管理权限的领导批准， 不得复制和摘抄。
2、 查阅机密档案资料， 只能在阅览室内查阅。
3、 属于公司公司秘密的文件、 资料和其它物品的制作、 收发、传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁， 必须由专人负责执行， 采用电脑技术存取、 处理、 传递的公司秘密由各部门负责保密。
4、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案， 且档案室内门、柜应做到随开随锁。
5、 档案室的档案材料要定期清查， 做到帐物相符。
发现失密、窃密情况， 应及时报告主管领导， 查明情况严肃处理。
6、 不准在私人交往、 通信、 网络中泄露公司 秘密， 不准在公共场所谈论公司秘密， 不准通过其他方式传递公司秘密。
7、 档案属下列情况之一者， 不与开放利用：
（ 1）
涉及公司商业机密；
（ 2）
涉及公司专利或技术秘密；
（ 3）
涉及公司员 工个人隐私；
（ 4）
档案形成部门规定限制使用。
（ 六）
档案统计 档案部门应在每年年终对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和状况、 档案的利用等情况进行统计。
统计工作必须做到实事求是， 如实反映情况， 务必确保提供的数据准确， 符合客观实际， 不得虚报、 瞒报、 漏报和伪造。
五、 档案保管和鉴定 （ 一）
档案库房设置及管理规定 1、 公司本部、 下属公司和项目 部办公分室均应设置独立的档案库房， 并保证库房安全。
档案室由专人管理， 无关人员 一律不许进入库房。
档案管理员 离开库房要随时关好门窗， 确保档案安全。
2、 档案室（ 库）
应按照“十防” 进行管理， 即防光、 防水、 防火、 防尘、 防虫、 防有害气体、 防高温、 防潮、 防霉、 防盗， 尽可能全面妥善保管好各类档案， 并定期检查、 通风。
3、 库房内严禁存放与档案无关的物品， 严禁吸烟， 严防火灾。
4、 定期对库房进行检查， 每半年进行一次全面盘查， 对库房设施、案卷数量和案卷排列、 损坏情况等做好记录， 发现问题及时采取措施。
（ 二）
档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、 归档， 未经鉴定， 未报公司领导批准， 任何人不得擅自 销毁。
档案鉴定工作由办公室负责组织， 与相关部门负责人组成鉴定小组。
1、 不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件。
2、 档案鉴定要求 （ 1）
经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时， 应继续保存至次年再进行鉴定。
（ 2）
技术档案鉴定时， 需附工程口 技术部门的专业意见。
（ 3）
鉴定小组不能单纯地从保管期限、 年代或名 称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、 毁意见。
3、 档案销毁规定 （ 1）
经批准销毁的档案， 由档案部门负责妥善安排， 不得作其它用途或当作废纸出售。
（ 2）
销毁档案须有至少两名 监销人。
监销人应认真复核所销毁档案。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁” 字样和销毁日 期， 监销人分别在销毁清册上签字。
（ 3）
档案室应及时做好档案整理、 检索工具调整等工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、 报告、 销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
六、 附则 1、 本制度为 2010 年第一次制订， 档案管理办法以本制度为准，解释权归公司办公室。
2、 本制度从下发之日 起执行。
篇七：档案资料借阅管理制度
1 -内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章 档案的范围
第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一）
上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
（二）公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
- 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。
（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
第七条 其他各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。
（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
- 3 -
第九条 档案资料的收集：
（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。
1.归档范围：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
- 4 -第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。
（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
（四）公司领导的批示、指示。
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条 档案资料的归档要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部
- 5 -门保管。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条 档案的保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文件（合同）管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表
移交时间
移交单位/部门
序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备
注
移 交 目 录 记录编号:
日期：
序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号:
日期：
移交 性质 □离职
□调岗
□归档 档案所属 年
度
档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合
计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年
月
日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年
月
日 见证人：
日期：
年
月
日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档
案
借
阅
登
记
表
借阅日期 借阅部门（人员）
批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
篇八：档案资料借阅管理制度
资料管理制度及实施措施为保证项目部文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度及实施措施：
1 文档资料管理制度
1.1 项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
1.2 凡是项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本项目生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
1.3 综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
1.4 文件资料档案的保管、查阅：
◆ 所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
◆ 文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
1.5 项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请项目部领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目部领导批准后，方可查阅；项目部所有档案一律不允许外借。
1.6 对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
2 文档资料实施措施
2.1 由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2.2 所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
2.3 文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
2.4 在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
2.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
2.6 文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
2.7 在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
2.8 文件和资料的更改 ◆ 当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
◆ 文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有
关背景资料。
◆ 经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
◆ 文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
◆ 文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
◆ 文件更改应做好记录和标识。
2.9 作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
2.10 文件和资料的保管 ◆ 文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后办理。
◆ 文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
◆ 文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。
2.11 文件和资料的使用控制 ◆ 文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。
◆ 需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。
2.12 记录文件和资料发放登记表文件和资料收到登记表文件和资料更改申请表文件和资料更改通知单文件和资料复印审批表文件
和资料存档（移交）记录文件和资料补领审批表有效文件控制清单文件和资料借阅申请单。
