档案借阅管理制度及流程4篇档案借阅管理制度及流程 部门档案管理办法 一、实施档案管理的目的档案是企业生产经营活动全过程的历史记录是公司的宝贵财富是提高工作效率和工作质量的必要条件下面是小编为大家整理的档案借阅管理制度及流程4篇,供大家参考。
篇一：档案借阅管理制度及流程
档案管理办法一、 实施档案管理的目的 档案是企业生产经营活动全过程的历史记录是公司的宝贵财富是提高工作效率和工作质量的必要条件 档案管理是维护企业历史真实面貌的一项重要工作。因此档案管理办法旨在统一各部技术、专业资源并规范管理以达到公司资源的积累、使用、追溯。
二、归档内容 凡是企业生产经营过程中直接形成的具有保护价值的文件材料如重要收文、发文、电报、会议纪要、会议决议、计划、总结、报告、各类报表、规章制度、程序、作业指导书、流程、合同、专题调查材料等 三、档案管理部门办公室 职责指导、培训、监督、抽查、奖惩各职能部门档案的建立与日常管理 四、各部门职责 收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计部门的文件档案 五、部门档案管理实施办法 一建档内容确定 1、由各部根据部门职能确定本部需归档内容列出详细档案目录上报公司办公室 2、办公室将各部上报档案目录汇总分类后统一各部档案编码须分管领导审核报总经理审批并下发执行 3、各部根据公司下发档案目录内容要求组建本部档案。
二档案夹建立要求 1、建立、建全部门档案总目录表具体内容如下 1档案编号 2档案名称 3档案案卷题名 4档案期从年月日至年月日 5档案保管期。
2、据档案总目录表分类制作明细档案夹明细档案夹必备项目
1档案编号 2档案案卷题名 3档案目录表 4文件借阅登记表 5采用活页装订档案内文件 三档案员 各部门设立兼职档案员一名 职责负责部门档案的收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、统计、借阅等日常维护管理工作 1、档案资料的收集、整理 部门档案管理员要根据部门档案总目录项目 注意收集部门日常需归档文件及技术资料等将所收集需归档资料根据各明细档案夹内容进行分类整理。
2、立卷、归档、保管、备份 档案管理员将整理后的文件资料分别存放相应明细档案夹并根据要求填写相关目录及项目后统一保管于部门档案专柜中。
部门内重要的技术档案资料等档案管理员必须在归档前予以备份保存。
归档需遵循其自然形成规律 保持其历史联系 按照时间顺序由远及近归档。
归档时间为收到或发出文件 2 小时内。
3、档案借阅与回收管理 1相关人员需借阅本部档案资料的首先填写《文件借阅登记表》按表中要求流程办理借阅事宜。本部档案资料外借由部门责任人审批。
2所有借出资料无特殊原因必须于归还日回收到位借阅期限不得超过一星期。如需再借应重新办理手续。所借阅资料不允许复印。
3整体档案夹不许借出只供在档案所在部门内查阅。
4、档案清理 档案管理员应随时清洁档案已到保存期限的办理销毁手续销毁前造册呈报部门责任人核准重要技术资料需报总经理批准方面实施。销毁后于目录表中附注栏内注明销毁日期。
5、档案管理员每月初 3 号前对部门档案文件盘点一次并更新目录后上交公司办公室备案。
四档案管理必备辅助设施 1、专用档案柜2、档案夹3、档案盒 以上设施由部门根据需要申购办公室统一购置分配。
五档案保存期限 1、永久保存 1公司章程 2股东名册 3组织规程及办事细则4董事会及股东纪录 5财务报表 6政府机关核准文件 7不动产所有权及其他债权凭证 8工程设计图 9公司产品登记相关材料 10公司产品技术配方、 标准等资料 11 其他经核定须永久保存的文书资料 12设备技术相关资料。
2、十年保存 1预算、决算书类 2会计凭证 3计划资料 4其他经核定须保存 10 年的文书。
3、五年保存 1期满或解除之合同、合约等 2其他经核定须保存 5年的文书。
4、二年保存结案后无长期保存必要的材料。
部门档案保存期限由部门责任人根据以上要求确定报办公室审核备案。
六档案检查 每月办公室不定期组织对各部上月档案管理情况进行检查 检查结果符合档案管理要求的予以通报表扬不合要求的要求在一星期内整改到位拒绝整改的处予部门责任人 100 元罚款档案管理员 50 元罚款。
篇二：档案借阅管理制度及流程
管理制度 （ 2010 年订）一、 总 则 1、 为加强对本公司各类档案的规范管理， 确保档案保管和使用的安全， 提高利用效率， 更好地为公司经营管理服务， 为适应公司发展要求， 特修订本办法。
2、 本制度所称的档案是指公司成立以来， 在建司 、 经营、 管理工作和活动中形成的， 具有备用、 备查价值的各类资质证照， 文书、公文、 公函， 合同、 图纸， 影像、 实物等不同形式的历史记录。
3、 档案工作的基本原则：
集中统一地管理公司系统档案， 维护档案的完整与安全， 便于各项工作的利用。
4、 根据公司现阶段管理特点制定本制度， 管理范围暂不包括人事档案、 会计档案和融资类档案， 须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法， 办公室具有监督和指导的责任。
二、 档案管理机构及主要职责 1、 管理模式 办公室是公司系统档案工作的主要管理部门， 公司系统档案管理采取公司总部直管模式， 即公司总部办公室和下属公司、 项目 部办公分室档案人员 的聘任、 奖惩、 职务晋升、 业务管理和考核等工作均由公司总部办公室直线管理。
2、 公司成本控制部、 销售部、 材料部、 工程部和等部门， 须设置专门的档案室或档案柜， 并设专职人员 兼职保管。
3、 办公室主要职责：
（ 1）
维护档案的完整和安全， 做好安全防范、 修复和保护工作。
（ 2）
贯彻执行《档案法》 等有关法律、 法规和方针政策， 根据公司实际经营管理现状， 制定公司系统文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度。
（ 3）
确定公司系统全宗编号原则， 并制定档案分类体系标准。
（ 4）
建立档案管理规范化标准， 加强档案工作规范化建设。
（ 5）
统筹负责公司系统档案收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作。
（ 6）
发挥公司总部管理监督职能， 定期对下属单位档案工作进行检查， 督促各单位严格执行档案管理制度。
（ 7）
推行公司系统档案管理系统信息化建设， 促进档案工作更加标准化和规范化。
三、 档案的归档、 立卷和移交 （ 一）
档案归档范围及归档时间（ 见附件一、 附件二）
（ 二）
归档要求 1、 归档专业技术要求：
（ 1）
归档文件原则上一律为原件， 凡有原件的文件， 不能以复印件归档。
热敏传真纸不能直接归档， 要尽量追加原件， 必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
（ 2）
归档的文件材料应对照归档范围完整、 准确、 系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。
归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整。
（ 3）
文件书写和载体材料应能耐久保存， 文件材料整理符合规范。
归档的电子文件， 应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
（ 4）
声像类、 实物类档案要清晰完整， 符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、 时间、 背景、 作者等信息。
2、 相关工作要求：
（ 1）
对于公司规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定， 向本公司档案室移交， 集中管理， 任何个人不得据为己、 拒绝移交。
（ 2）
原则上， 档案取得后未存档之前， 部门人员 不得先行使用，否则， 如因此项原因导致的档案遗失、 损坏等， 一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
（ 3）
如因工作需要不能及时归档， 应主动向档案室备案， 并安排专人妥善保存， 待使用完毕后立即归档。
（ 4）
必须严格按照归档时间进行归档。
如无正当理由延迟归档者， 扣罚归档经办人或部门专兼职资料员 100 元/天， 扣罚该部门负
责人 50 元/天。
（ 三）
档案立卷 1、 立卷原则：
综合档案按性质、 类别、 年限、 重要程度和文件材料的自 然形成规律， 当年立前一年的卷， 并预立当年的卷。
技术档案立竣工工程卷， 在建工程资料要整理成册。
2、 立卷时间：
综合档案室立卷时间为每年 2 月 前。
技术档案在该项目 开发报建工作完成后立即开始立卷， 该工程项目 完工后 45 天内完成组卷工作。
3、 各部门专兼职资料管理员 应注重日 常收集和整理， 按照归档范围督促部门人员 及时归档， 并做好档案预立卷工作。
（ 四）
档案移交 1、 档案对外移交 项目 部办公分室按照政府规定办理档案对外移交时， 须上报公司董事长审批。
凡政府部门批复的文件及附图， 在政府有关部门需回收时， 档案室须留存复印件备查。
2、 公司内部档案移交流程见附件三。
移交要求如下：
（ 1）
档案室接收档案时， 应根据移交目 录， 与移交人共同逐页清点， 双方在每一页都要签名 确认， 经查验无误方可办理签收手续。
（ 2）
全部移交手续办理完毕后， 移交部门和档案室负责人均签署“同意” 意见或加盖部门印章， 档案移交工作视为完成， 移交中的所有记录均须存档。
3、 对调出、 离职等人员 ， 在办理调离手续前， 必须清还档案。没有档案室签字， 人事部门不得办理调离手续。
四、 档案的利用 （ 一）
档案借阅基本程序 1、 仅在档案室查阅一般数据和信息， 办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料， 须按借阅管理权限呈相关领导签字同意， 且必须在档案室当场查阅后归还， 不得私自 带出复印。
2、 公司本部借阅、 各公司之间互调档案， 以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件四。
（ 二）
档案借阅事项规定 1、 借阅档案必须按时归还， 并及时办理清档手续。
逾期无法归还应提前办理延期使用手续。
无故延迟归还的， 扣罚借用人 50 元/天， 扣罚相关部门负责人 30 元/天。
2、 一般情况下， 借阅档案应根据实际工作需要填写借阅时间，须尽早归还。
凡借阅档案原件， 若一次性借阅时间超过 7 个工作日 ，项目 部办公分室须上报董事长审批。
3、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料， 而且完整无损，不得拆散、 抽换、 圈点、 划线、 涂改或作其它任何标记。
4、 严格遵守保密制度， 妥善保管所借档案， 做到不丢失不泄密。
5、 新入职和未转正员 工， 原则上不允许借阅档案原件。
如因工作需要， 须报公司副总或项目 部办公分室副总经理级以上领导签字同意。
6、 节假日 前和工作发生变动时， 必须及时归还档案。
7、 借阅的档案， 一旦发生损坏、 丢失或失密， 应立即向档案部门报备， 按公司规定失职问责处理。
8、 外单位借阅档案， 应持盖有该单位公章的介绍信， 写明借阅内容， 经公司董事长批准， 由相关部门人员 带领方可借阅。
9、 实物档案一般不外借， 声像档案只能以复制件提供利用。
（ 三）
档案资料借阅审批权限（ 含原件和复印件）
如无董事长批示， 绝密类档案一律不得复制。
详见附件五、 附件六 （ 四）
复印件管理要求 1、 借用复印件， 档案室须加盖“再复印无效” 印章。
2、 复印件借用经办人， 须根据审批要求使用复印件， 且不允许私自 再次复印， 以免造成资料外泄。
（ 五）
档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、 机密和秘密三类。
密级档案保管要求如下：
1、 未经具备相应管理权限的领导批准， 不得复制和摘抄。
2、 查阅机密档案资料， 只能在阅览室内查阅。
3、 属于公司公司秘密的文件、 资料和其它物品的制作、 收发、传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁， 必须由专人负责执行， 采用电脑技术存取、 处理、 传递的公司秘密由各部门负责保密。
4、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案， 且档案室内门、柜应做到随开随锁。
5、 档案室的档案材料要定期清查， 做到帐物相符。
发现失密、窃密情况， 应及时报告主管领导， 查明情况严肃处理。
6、 不准在私人交往、 通信、 网络中泄露公司 秘密， 不准在公共场所谈论公司秘密， 不准通过其他方式传递公司秘密。
7、 档案属下列情况之一者， 不与开放利用：
（ 1）
涉及公司商业机密；
（ 2）
涉及公司专利或技术秘密；
（ 3）
涉及公司员 工个人隐私；
（ 4）
档案形成部门规定限制使用。
（ 六）
档案统计 档案部门应在每年年终对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和状况、 档案的利用等情况进行统计。
统计工作必须做到实事求是， 如实反映情况， 务必确保提供的数据准确， 符合客观实际， 不得虚报、 瞒报、 漏报和伪造。
五、 档案保管和鉴定 （ 一）
档案库房设置及管理规定 1、 公司本部、 下属公司和项目 部办公分室均应设置独立的档案库房， 并保证库房安全。
档案室由专人管理， 无关人员 一律不许进入库房。
档案管理员 离开库房要随时关好门窗， 确保档案安全。
2、 档案室（ 库）
应按照“十防” 进行管理， 即防光、 防水、 防火、 防尘、 防虫、 防有害气体、 防高温、 防潮、 防霉、 防盗， 尽可能全面妥善保管好各类档案， 并定期检查、 通风。
3、 库房内严禁存放与档案无关的物品， 严禁吸烟， 严防火灾。
4、 定期对库房进行检查， 每半年进行一次全面盘查， 对库房设施、案卷数量和案卷排列、 损坏情况等做好记录， 发现问题及时采取措施。
（ 二）
档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、 归档， 未经鉴定， 未报公司领导批准， 任何人不得擅自 销毁。
档案鉴定工作由办公室负责组织， 与相关部门负责人组成鉴定小组。
1、 不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件。
2、 档案鉴定要求 （ 1）
经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时， 应继续保存至次年再进行鉴定。
（ 2）
技术档案鉴定时， 需附工程口 技术部门的专业意见。
（ 3）
鉴定小组不能单纯地从保管期限、 年代或名 称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、 毁意见。
3、 档案销毁规定 （ 1）
经批准销毁的档案， 由档案部门负责妥善安排， 不得作其它用途或当作废纸出售。
（ 2）
销毁档案须有至少两名 监销人。
监销人应认真复核所销毁档案。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁” 字样和销毁日 期， 监销人分别在销毁清册上签字。
（ 3）
档案室应及时做好档案整理、 检索工具调整等工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、 报告、 销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
六、 附则 1、 本制度为 2010 年第一次制订， 档案管理办法以本制度为准，解释权归公司办公室。
2、 本制度从下发之日 起执行。
篇三：档案借阅管理制度及流程
管理工作流程具体工作 收集各部门、分公司的文书档案
详 细 工 作 流 程 流程图 下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕 对于此流程图的解释 档案室每年 1 月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。
具体工作 对集团所有文书材料进行整理 详 细 工 作 流 程
流程图 收集 →分类 →组卷
→录入卷内目录 →编写案卷题名→装订 关于此流程图的解释 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。
具体工作 文件借阅 详 细 工 作 流 程
借阅人填写《文件借阅申请单》 —写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际 归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档
具体工作 合同接收 详 细 工 作 流 程 到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门 接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。
具体工作
洽商资料接收 详 细 工 作 流 程 流程图 接收 →核对
→录入 →存档 关于此流程图的解释 每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存档。
具体工作 结算资料接收 详 细 工 作 流 程 流程图 接收 →核对
→录入 →存档 接收合同要求：
1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进行一一核对；
具体工作 图纸档案接收、整理 详 细 工 作 流 程
流程图 取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档 关于此流程图的解释 由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。
具体工作 集团营业执照的年检 详 细 工 作 流 程 流程图 下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检 关于此流程图的解释 根据工商局规定，每年 3 月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司的公章、合同章、财务章 , 向财务请款并并要求提供集团 12 月份的财务报表, 带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。
具体工作 办理营业执照有效期变更 详 细 工 作 流 程 流程图 到工商局领取变更表 →填写表格 →修改公司章程、股东会决议 →申请盖章 →到工商所审核 →变更完成 关于此流程图的解释 到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、公司章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。
具体工作 借阅图书 详 细 工 作 流 程 流程图 查阅 →登记 →录入 →借出
→归还 →归档 关于此流程图的解释 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。
具体工作 刻录光盘 详 细 工 作 流 程 流程图 登记(申请) →刻录 →检查→下发
关于此流程图的解释 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。
(2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。
具体工作 对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训 详 细 工 作 流 程 流程图 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容
→作专业指导 关于此流程图的解释 对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知，针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
档案管理流程
主流程项目 注解 责任人
(1.1) 人事副档的含义：
（1.2）建立人事副档：
（1.3）人事副档建立的时限：
人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。
A. 新员工入职
按照员工入职年、月进行编号、排序建档。
B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并存档。
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
C. 新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。
D. 对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原部门或门店将异动员工资料交至人力资源部．人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。
E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力资源部，进行归档。
4、人事副档建立的权限 1、人事副档的含义(1.1) 2、建立人事副档（1.2）
3、人事副档建立的时限（1.3）
档案管理专员 档案管理专员 档案管理专员 档案管理专员
档案管理流程
主流程项目 注解 责任人
（1.4）人事副档建立的权限：
（1.5）建立人事副档所需资料：
（5.1.1）卷内目录：见附件 1：《员工人事副档明细》 （5.2.1）招聘资料：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同：
A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。
B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
A. .......................................................................内目录 B. .......................................................................聘资料 C. .......................................................................职资料 D. ......................................................................职资料 E. .......................................................................职调薪资料 F. .......................................................................务任命文件5.1 卷内目录（5.1.1）
5.2 招聘资料（5.2.1）
面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。档案管理专员 档案管理专员
档案管理流程
主流程项目 注解 责任人
（5.3.1）入职资料：
（5.4.1）在职资料：
（5.5.1）调职调薪资料：
5.3 入职资料（5.3.1）
A. 《员工登记表》； B. 一寸免冠照片 4 张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）； C. 《查询函》或离职证明或个人声明； D. 担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）； E. 背景调查（经理级及以上人员）； F. 经员工本人签字确认的《员工手册确认书》； G. 《录用通知书》； H. 《岗位薪资确认单》； I. 保险通知函； J. 健康检查材料； 要求：各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。入职培训后进行的考试和《规章制度学习确认单》。
5.4 在职资料（5.4.1）
A. 员工本人签字确认后的劳动合同文本； B. 员工转正、结束代理期审批表及相关材料； 5.5 调职调薪资料（5.5.1）
A. 工资变动审批表及通知书； B. 提职晋级审批及考核、批复等材料。
C. 奖励工资审批表、批复等材料。
D. 各种待遇审批表、批复等材料。
档案管理流程
主流程项目 注解 责任人
（5.6.1）职务任命文件：
（5.7.1）异动文件：
（5.8.1）考核、评定工作中形成的有关材料：
（5.10.1）离职材料：
特别说明：第 5.10 项：离职资料必须是所有相关授权领导签批完成的的完整资料方可归档。离职/解雇交接单如有资产，需附“资产交接明细”并归档。
5.6 职务任命文件（5.5.1）
A. 任命审批文件； B. 任命考核文件； C. 任命通知文件； 5.7 异动文件（5.6.1）
申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细的“工作交接单”）。
5.6 异动文件（5.6.1）
5.8 考核、评定工作中形成的有关材料（5.7.1）
A. 试用期考核、评定； B. 代理期考核、评定； C. 晋升考核、评定； D. 年度评优考核、评定； 5.9 奖惩材料 5.10 离职材料（5.9.1）
A. 《员工离职审批表》； B. 《员工离职面谈表》； C. 《解雇申请单》； D. 《离职通知书》/《解雇通知书》； E. 离职/解雇交接单；（有资产清册的要将资产清册后附一并归档）
档案管理流程
主流程项目 注解 责任人
（5.11.1）其它应归档的资料：绩效、薪酬档案；人力资源部相关制度及流程存档； （6.1）人事副档归档要求：
（8.1）借阅人事副档手续：
6、人事副档归档要求（6.1）
5.11 其它应归档的资料（5.9.1）
A. 档案管理员应详细审核人事副档资料是否完整齐全，手续是否完备，归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。B. 档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。C. 档案管理员应做好对人事副档的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。D. 对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。E. 纸张要求：应使用 A4 复印纸。宽幅大于 A4 纸时，可将纸张折成 A4 纸大小，小于 A4 纸时，应将其粘贴在 A4 纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。F. 字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。7、归档流程结束 8、借阅人事副档手续（8.1）
借阅制度：A. 人力资源部门须建立人事副档借阅制度；B. 借阅人必须填写《档案借阅审批单》，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由相关授权领导签字后方可借阅档案； 借阅手续：A. 档案管理员收到已签批好的《档案借阅审批单》，并在人力资源部登记《人事副档借阅台帐》，由借阅人本人签字，方可办理借阅手续；B. 借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理员检查无误后，在借阅台帐上登记注销；
篇四：档案借阅管理制度及流程
档案管理制度及流程一、 目的加强档案管理， 规范公司档案的收集、 归档程序和方法， 确保公司档案的完整性、 准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、
适用范围适用于公司及各部门档案的收集、 整理、 分类、 利用及归档。
三、
术语和定义1、
档案：
指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、 经营、 企业管理、 宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、 图表、 账册、 凭证、 报表、 电脑盘片、 声像、 胶卷、 荣誉实物、 证件等不同形式的历史记录。
2、
档案管理：
就是指档案的收集、 整理、 鉴定、 保管、 统计、 提供利用等活动。
四、
职责1、
行政中心：
1）
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理。2）
建立健全公司档案管理制度， 指导、 监督和检查执行情况； 3）
收集、 整理、 分类、 鉴定、 统计、 保管公司的档案和其他资料； 4）
负责公司档案的利用和销毁管理， 监控档案利用和销毁的全过程， 确保公司档案的安全； 指导公司的档案管理工作。
5）
提高档案信息的利用效率， 促进信息传递和沟通； 6）
负责组织学习和培训档案管理办法、 使用知识。
2、
其他各部门相关人员：
1）
负责在工作变动时， 做好或协助移交工作， 并及时通知行政中心； 2）
向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）
负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、 标识、 贮存、 保管、 利用、 归档； 4）
财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、
各部门主管人员1）
批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、
各中心总监/副总
1）
负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、
工作程序1、
档案资料的收集1）
各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集， 并编制部门《文件（合同）
管理记录目录》。
2）
各部门文件、 合同等资料原件需要保存的， 各部门分别进行整理， 并编制《移交目录》 每季度向行政中心移交。
a) 归档范围及移交时间b) 档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号， 编号规则见公司档案管理规定。
c) 档案资料的日常管理：
⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件， 应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
⑵ 文件、 合同资料要登记详细信息， 并编制《文件（合同）
管理记录目录》， 以便检索利用。
⑶ 文件资料、 合同要科学排列， 按编号顺序存放于文件盒内， 并加以标识， 整齐排放在文件／ 档案柜中。
d) 档案借阅⑴ 借阅档案要履行借阅手续， 填写《档案借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内， 不能带出； 必须带出公司查阅的， 需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件， 需借原件者须经总经理批准， 借阅的档案交还时， 必须当面点交清楚， 如发现遗失或损坏， 应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后， 应及时送还， 如超过借阅时间， 须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案， 不得擅自涂改、 污损、 勾画、 剪裁、 抽取、 拆卸、 调换、 摘抄、 翻印、 复印、 摄影， 不得转借或损坏； e) 档案销毁⑴对已失去利用价值的档案， 销毁时， 必须写申请销毁报告， 编制销毁目录， 报部门经理和部门分管副总鉴定， 最后报总经理的批准， 方可销毁。
⑵执行销毁任务时， 必须由行政中心人员监销， 监销人不得少于二人， 并在销毁目录
上签字。
最后， 把销毁目录和部门经理、 部门分管和总经理的批准手续文件， 一并存档永久保存。
2、
档案管理细则1）
档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文， 如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文， 如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、 规定、 命令、 决定、决议、 指示、 计划、 核准文件、 证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、 指示等； ⑸重要的会议材料， 包括会议的通知、 决议、 总结、 领导人讲话、 典型发言、 会议简报、 会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动的报告、 总结、 工作日记、 工作备忘等； ⑺公司的各种工作计划、 计划考核/总结、 报告、 统计报表及简报； ⑻本公司与有关单位、 个人签订的合同、 协议书等文件正本及过程材料； ⑼本公司干部任免的文件材料、 员工奖励、 处分、 考核的文件材料、 本公司员工劳动、工资、 福利方面的文件材料等人事档案资料； ⑽本公司发布的各类广告、 宣传材料； ⑾本公司的历史沿革、 大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录音、 录像等； ⑿外出公务活动（如学习、 考察、 调查研究、 参加会议等）
所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料； ⒁各种实物档案； ⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、 档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、 真实、 准确， 如请示和批复、 复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵ 一般资料按一份原件归档， 重要文件和高使用率文件可以根据需要， 按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要， 原稿须由经办部门保管， 应经总经理批准后妥善保存， 行政中心以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、 时间、 地点、 主要人物、 背景、 摄录者， 归档声
像资料必须是原版， 在清晰、 完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、 资料一并归档保存， 并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、 奖杯、 锦旗、 奖章、 证书、 牌匾、 馈赠品等）
必须原件归档，并保持其完好无损。
4、 档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、 声像资料等）
应在传阅、 办理结束或取得后即时归档：
a) 公司规定的密级文件； b) 重要文件， 如政府批文、 核准文件、 证照等； c) 合同、 协议书等正本及过程资料； d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、 处分、 考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档a) 部门应在每月底前整理归档当月文件， 编制档案清单交行政中心； b) 部门每年 3 月底前归档上年度文件与资料， 并移交公司行政中心； ⑶电子声像档案的归档a) 重要电子声像档案应实时进行、 随办随归。
b) 一般电子声像档案归档应定期完成， 一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c) 每年 3 月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集， 行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、 档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）
工作变动或离职的， 要填写《档案移交清单》， 由部门负责人指定的接收人核实无误后签字， 行政中心见证。
6、 档案移交公司的流程a) 经办部门检查文件或档案， 编制移交清单； b) 行政中心根据移交清单， 查收案卷与文件， 并与部门每月提交的档案清单核对； c) 档案完整、 齐全且符合公司要求， 移交双方在移交清单上（一式两份）
签字， 双方
各保存一份； 7、 档案保管⑴档案编号a) 档案按类别应赋予统一名称， 其名称应简明扼要， 以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴， 不能笼统含糊。
b) 档案分类各级名称经确定后， 应参照《档案分类编号表》， 将所有分类各级名称及其代表数字编号， 用一定顺序依次排列， 以便查阅。
c) 档案分类编号内应预留若干空档， 以备将来组织扩大或业务增多时， 随时增补之用。d) 档案分类及编号的增补、 修订等由行政中心结合工作和部门要求， 组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e) 建立《档案目录》 存于案卷盒内， 便于查阅。
8、 附则：
本办法由公司行政中心制定并负责解释。
公司图书资料管理制度（备用）
1、 工具资料书籍的购买， 由员工提出， 经部门经理汇总后报总经理审批， 然后由行政中心统一订购。
2、 期刊、 杂志等的订阅， 由行政中心汇总各部门征定清单， 报总经理审批后向有关发行部门订购。
3、
购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、 盖章、 分类编号， 统一保管。
4、
凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。
5、
期刊、 杂志等图书资料由行政中心安排专人管理， 用完收存。
6、
员工离开本公司时， 应归还所借用的图书资料。
六、
相关记录1、
《文件（合同）
管理记录目录》 2、
《文件档案移交目录》 3、
《档案移交清单表》 4、
《档案借阅审批单》 5、
《档案分类编号表》
6、
《受控文件清单表》 7、
《档案目录》
文件（合同）
管理记录目录 记录编号:
日期：
序号文件（合同）
编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注
移交目录 记录编号:
日期：序号文件（合同）
编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：
本表一式贰份， 移交人、 收件人各执一份。
档案移交清单表 记录编号:
日期：移交性质 档案 □离职□调岗□归档 档案所属年度
类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合计 移交说明 移交人：
接收意见 接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年月日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年月日 见证人：
日期：
年月日注：
本表一式贰份， 移交人、 收件人各执一份。
档案借阅审批单 记录编号:日期：
借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政中心部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注
档 案 目 录
卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
案卷顺序号 立卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注
档案分类编号表FLS+部门+类别+年份+编号文件部门 类别 市场部 SC 行政 XZ 财务 CW 货品 HP 直营 ZY 电子 商务 DS 营销中心 华北 HB 东南 DN 大北 DB外发公文WF—— XZWF —— —— ZYWF —— —— —— —— 收到公文SD —— XZSD —— —— ZYSD —— —— —— —— 会议资料HY SCHY XZHY CWHY HPHY ZYHY DSHY HBHY DNHY DBHY 发展计划JH SCJH XZJH CWJH HPJH ZYJH DSHY HBJH DNJH DBJH 加盟合同JM —— —— —— —— —— —— HBJM DNJM DBJM 加盟合同范例：
FLSHBJM-HN(河南) 001， 立卷标题详细标明信息 任免考核RK —— XZRK
企划资料QH SCQH
财务档案 CW+账目名称前两个字手写字母编写：
例如成本——CWCB
档案管理流程：
相关部门/部门负责人行政中心分管副总/总经理
建立、 完善档案管理制度执行相关档案管理制度收集资料鉴定整理编目立卷归档审核验收保管利用是否监督检查完成检查报告配合完成监督检查工作审核验收对不符合项进行整改否是
